Stakeholderdialoog

Wij identificeren de volgende groepen van stakeholders: klanten, strategische stakeholders, medewerkers, omwonenden, Nederlands publiek en leveranciers.

Onder de groep strategische stakeholders vallen stakeholders waarmee geïnstitutionaliseerd overleg mogelijk is. Het criterium is dat ze een groep vertegenwoordigen en mandaat hebben om vanuit deze groep te kunnen spreken en besluiten te kunnen nemen. Onder deze groep vallen onder andere onze aandeelhouders, overheden (politiek en ambtelijk) en NGO's, maar ook branche- en bedrijfsorganisaties, zoals Deltalinqs (vertegenwoordiging havenbedrijfsleven) en bewonersgroepen.

Strategisch Omgevingsmanagement

Voor het contact met onze strategische stakeholders werken we onder andere met Strategisch Omgevingsmanagement (SOM). Door onze vroegtijdige interesse in de belangen van stakeholders en het zoeken naar zoveel mogelijk wederzijdse winst is SOM erop gericht problemen te voorkomen en, wanneer ze er al zijn, effectief op te lossen. De vroege dialoog draagt eraan bij dat we eventuele zorgen in het proces al vroeg zichtbaar maken.

Ons Waakvlamprogramma is één van de middelen om de structurele dialoog met relevante stakeholders te voeren. Binnen ons Waakvlamprogramma overleggen we gemiddeld twee keer per jaar met stakeholders. Iedere stakeholder heeft een accounthouder vanuit het Havenbedrijf Rotterdam. De accounthouder is het eerste (maar niet het enige) aanspreekpunt en heeft een overzicht van de dossiers en issues. De stakeholders uit het Waakvlamprogramma hebben ook een lid van de Algemene directie als aanspreekpunt.

Stakeholderbetrokkenheid in 2018

Open for viewing

Groep belanghebbenden Dialoogwijze en frequentie Belangrijke agendapunten
Klanten en ketenpartijen Meerdere contactmomenten per jaar op verschillende niveaus
Dialoog met klanten in het kader van klantonderzoek
Algemene marktontwikkelingen, specifieke klantontwikkelingen
Aandeelhouders Aandeelhoudersvergadering (1x per jaar)
Aandeelhouderscommissie (4x per jaar)
Strategische bedrijfsvoering, financiële situatie
Rijksoverheid Ministeries: Bestuurlijke overleggen met diverse directies, DG’s en SG’s (1-2x per jaar per directie) Mainportbeleid, energietransitie, gelijk speelveld, bereikbaarheid, Omgevingswet
Rijksoverheid - kabinet Bestuurlijk overleg met diverse ministers en staatssecretarissen (1x per jaar per minister/staatssecretaris) Mainportbeleid, energietransitie, gelijk speelveld, bereikbaarheid, Omgevingswet
Rijksoverheid - parlement Overleg met fractievoorzitters Eerste en Tweede Kamer (1x per 2 jaar)
Overleg met woordvoerders haven van de Tweede Kamer (periodiek)
Mainportbeleid, energietransitie, gelijk speelveld, bereikbaarheid, Omgevingswet
Gemeente Rotterdam Politiek-bestuurlijk overleg met wethouder Haven (1x per maand)
Ambtelijk overleg met directies gemeentelijke diensten (1x per maand)
Gemeenteraad (2x per jaar)
Bestuursadviseurs (meer dan 4x per jaar) 
Windenergie, cruisevaart, duurzaamheid, milieuthema’s waaronder geluid, vestigingsklimaat
Provincies, intergemeentelijke samenwerking en waterschappen Bestuurlijk overleg (1x per jaar) Windenergie, werkgelegenheid, milieu-impact waaronder waterkwaliteit, bereikbaarheid
Regiogemeenten en gebiedscommissies Regionaal bestuurlijk overleg met alle regionale colleges van burgemeester en wethouders gezamenlijk (1x per jaar)
Overleg met ieder college burgemeester en wethouders afzonderlijk (naar behoefte) 
Leefbaarheid, bereikbaarheid, milieu, geluid, recreatie, werkgelegenheid
Havenbedrijven Nederland Directieoverleg (1-4x per jaar) Havensamenwerking, gemeenschappelijke belangenbehartiging Rijk en Europese Unie
Lokaal bevoegd gezag Directieoverleg en regionaal directieoverleg (2-4x per jaar) Vergunningen en handhaving
Deltalinqs / Vereniging van Rotterdamse Cargadoors Overleg met bestuur en directie (2-4x per jaar) + overlegorganen Arbeidsmarkt en onderwijs, vestigingsklimaat en level playing field, digitalisering, energietransitie
Brancheorganisaties overig Overleg met voorzitter en directie (1x per 2 jaar tot 4x per jaar) Investeringsklimaat, sociale zekerheidsafspraken, bereikbaarheid, energietransitie, beleid Europese Unie
Natuur- en milieuorganisaties Directieoverleg (1-2x per jaar) Stikstofreductie, energietransitie
Overige stakeholders (bewonersgroepen, bijzondere stakeholders zoals Autoriteit Consument en Markt (ACM), deelnemingen) Diverse overleggen (frequentie verschilt per overlegorgaan) Leefomgeving, milieuthema’s waaronder geluid
Leveranciers

Account overleggen met leveranciers; frequentie afhankelijk van belang leverancier en (veelal) vooraf bepaald                                                            Tweejaarlijkse marktdag met aannemers en adviseurs

Relevante marktontwikkelingen , leverancier - opdrachtgever relationele aspecten
Onderwerpen: speciale (HbR) thema's
Medewerkers

Beoordelingscyclus (minimaal 2x per jaar per medewerker)
Medewerkersonderzoek (2-4x per jaar per medewerker)
Ondernemingsraad (maandelijks)
HR-business partners (op verzoek)

Ontwikkeling medewerker
Speerpunten Medewerkersonderzoek 
Omwonenden en het Nederlandse publiek Havenkrant (4x per jaar)
Informatiebijeenkomsten /      Bewonersavonden (op projectbasis)
Wereldhavendagen (1x per jaar)
Focusgroepen omwonenden (1x per jaar)
Ontvangsten diverse groepen in het World Port Center en in de haven (> 100 per jaar)
Webcare/inzet social media (dagelijks)
Futureland (100.000 bezoekers per jaar)
Bereikbaarheid, duurzaamheid, veiligheid, innovatie, werkgelegenheid, recreatie, energietransitie, digitalisering

N.B. De in de tabel genoemde frequentie is de minimale frequentie. Wanneer nodig, vindt vaker overleg plaats.

Dialoog over strategie en beleid

Zoals uit de agendapunten in bovenstaande tabel blijkt, spreken wij met onze stakeholders over onze strategie, ons beleid, onze doelen en prioriteiten. Een goed voorbeeld hiervan is het in 2018 begonnen proces van herijking van onze Havenvisie 2030. De Havenvisie komt tot stand in samenwerking met de convenantpartners Deltalinqs, gemeente Rotterdam, provincie Zuid-Holland en de ministeries van Economische Zaken en Klimaat, Infrastructuur en Waterstaat en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. We bespreken met elkaar de ontwikkelingen in en rond de haven en bepalen gezamenlijk de prioriteiten voor de lange termijn.

Regulier stakeholdercontact

Naast periodieke onderzoeken vindt regulier stakeholdercontact plaats. Onderstaand een greep uit de uitkomsten van de dialoog met stakeholders waarop wij in 2018 concreet ons beleid, dan wel onze plannen of activiteiten hebben aangepast:

  • Het Havenbedrijf Rotterdam en de gemeente Schiedam verstevigden hun samenwerking. In februari ondertekenden COO van het Havenbedrijf Rotterdam Ronald Paul en de Schiedamse wethouder Nathalie Gouweleeuw (VVD) een overeenkomst voor de integrale gebiedsontwikkeling van de Schiedamse zeehavens. Het Havenbedrijf Rotterdam en de gemeente Schiedam gaan samenwerken aan duurzame en kansrijke Schiedamse havens, met een sterk maritiem en innovatief cluster in een gezonde leefomgeving.
  • Om kennis te maken met de nieuwe gemeenteraden en colleges van burgemeester en wethouders van de omliggende regiogemeenten van Rotterdam zijn meerdere werkbezoeken gehouden.
  • In voorbereiding op de vernieuwing van de Maaskade (uit 1892) op het Noordereiland voerden we verschillende aanpassingen door in het project. Dit gebeurde naar aanleiding van afstemmingsmomenten met de gemeente Rotterdam, inwoners en binnenvaartschippers. Als resultaat is in juni 2018 een omgevingsvergunning verleend en begonnen in oktober 2018 de werkzaamheden.
  • In september 2018 is een basisdocument opgesteld voor de Regionale Energie Strategie (RES) Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH). De RES is een regionaal samenwerkingsverband voor de ruimtelijke inpassing van de energietransitie in de regio. Het basisdocument dient als uitgangspunt voor de verdere ontwikkeling van de RES. Eén van de voorgenomen uitgangspunten is een gebiedsgerichte aanpak voor het haven- en industriecomplex (HIC). In deze aanpak bekijken partijen hoe synergiën op raakvlakken tussen HIC en de regio, zoals het gebruik van industriële restwarmte en CO2, onderling kunnen ontstaan. Het Havenbedrijf Rotterdam, als vertegenwoordiger van de gebiedsopgave van het HIC, stemt de raakvlakken af met de betrokken partijen in de Metropoolregio Rotterdam Den Haag.
  • In nauwe samenwerking met de gemeente en inwoners van Westvoorne doorliepen we een proces voor de ontwikkeling van de nieuwe HES Hartel Tank Terminal. Vanaf 2016 trokken HES International en het Havenbedrijf Rotterdam samen op in de communicatie richting inwoners via informatieavonden en inspraakmomenten. Hier zijn onder andere de aanpak van geur- en geluidsbeperkingen besproken, de lichtuitstralingen en de emissies. Hierover zegt Henk Compter, voorzitter van de Vereniging Verontruste Burgers Voorne: 'Als vereniging behartigen wij de belangen van de inwoners van gemeente Westvoorne. Hierin hebben we een constructieve samenwerking met het Havenbedrijf Rotterdam en merken we de bereidheid om projecten goed aan te pakken.’ De bouw van de kade is in volle gang.

Stakeholder dashboard

Om de kwaliteit van de dialoog met onze stakeholders te monitoren en te verbeteren, stelden wij in 2016 een dashboard op met daarin de stand van zaken per stakeholdergroep, onze doelstellingen en de daaraan gekoppelde streefwaarden voor de komende periode. In dit dashboard identificeren wij de volgende stakeholdergroepen: medewerkers, klanten, strategische stakeholders, omwonenden en het Nederlandse publiek. Voor deze groepen laten wij periodiek onderzoek uitvoeren naar de reputatie van het Havenbedrijf Rotterdam en de kwaliteit van de dialoog.

Stakeholderbetrokkenheidsonderzoek

In 2018 voerde een onafhankelijk onderzoeksbureau een Stakeholderbetrokkenheidsonderzoek (SBO) uit. Het SBO vindt om de drie jaar plaats en biedt inzicht in de manier waarop stakeholders betrokkenheid bij het Havenbedrijf Rotterdam ervaren. In het SBO in 2018 kwam de stakeholdertevredenheid uit op een gemiddelde van 7,5. De resultaten van het SBO laten zien dat stakeholders de invulling van de kerntaken door het Havenbedrijf Rotterdam waarderen. Het gaat dan onder andere over de kwaliteit van de scheepvaartafwikkeling en de positionering van de haven als aantrekkelijke werkplek. Het optimaliseren van bereikbaarheid, het stimuleren van schoner transport en de kwaliteit van de leefomgeving zijn aandachtspunten.

Wij zijn trots op de algemene tevredenheid en het enthousiasme onder onze strategische stakeholders. De gemiddelde score van 7,5 is geen reden om achterover te leunen. We stellen ieder jaar een verbeterplan op. Daarmee zetten we in op het versterken van onze strategische partnerschappen, creëren we meer duidelijkheid over onze rol en reikwijdte en spannen we ons in voor het gezamenlijk behalen van resultaten op het gebied van werkgelegenheid, energietransitie, bereikbaarheid & achterland en vestigingsklimaat/concurrentiepositie.

Dialoog met onze medewerkers

Een goede dialoog en wisselwerking met onze medewerkers is belangrijk voor het succes van onze organisatie. In 2018 hielden we twee keer een medewerkersonderzoek.

Lees hier meer over de resultaten van het medewerkersonderzoek.

Medezeggenschap

In 2018 kreeg de medezeggenschap 33 instemmingsaanvragen en zestien adviesaanvragen voorgelegd. Enkele onderwerpen sprongen er uit, vooral op het gebied van ontwikkeling van medewerkers.

Bijvoorbeeld het Young (under)Graduates programma, gericht op het boeien en binden van nieuwe medewerkers. Daarnaast besteedden we aandacht aan het beleid voor Management Development, betreffende de ontwikkeling van leidinggevenden. Ook het beleid voor Succession Planning, aan de hand waarvan meer aandacht is voor medewerkers met potentieel en opvolging van leidinggevenden op kernposities, kwam aan bod. Met dit pakket voorzien we in meer aandacht in de ontwikkeling van onze medewerkers. Deze investering in ons menselijke kapitaal stelt ons in staat om onze organisatie toekomstbestendig te maken.

Dialoog met onze klanten

Wij hechten groot belang aan de tevredenheid van onze klanten. De kwaliteit van de dialoog met onze klanten beoordelen we aan de hand van het klanttevredenheidsonderzoek (KTO). Dit onderzoek houden we eens in de twee jaar, de laatste in 2018. De klanten beoordelen het Havenbedrijf Rotterdam met een 7,4. Klanten zijn tevreden over het individueel klantcontact met onze medewerkers, de betrokkenheid en de vakkennis. Ontzorgen noemen onze klanten als één van de verbeterpunten. Hier werken we in 2019 verder aan. Dit doen we onder meer met een betere informatievoorziening.

Lees hier meer over het verbeteren van het serviceniveau voor onze klanten.

Dialoog met omwonenden/Nederlandse publiek

Een goede reputatie draagt bij aan meer begrip, draagvlak en steun bij onze stakeholders en vergroot hierdoor onze ondernemingsruimte. In 2017 hielden we ons tweede reputatieonderzoek (de eerste in 2015). Hieruit bleek dat de reputatie van onze haven en het Havenbedrijf Rotterdam onveranderd sterk is. Inwoners van Rotterdam-Rijnmond en het algemeen publiek in Nederland (van Leeuwarden tot Maastricht) oordelen in grote mate positief over de Rotterdamse haven. Ze zijn er ook trots op. Het Havenbedrijf Rotterdam scoorde 80,9 punten (op een schaal van 0 tot 100) op het gebied van reputatie onder omwonenden en 82,1 onder het Nederlandse publiek. We scoren daarmee hoger dan onze peers op het gebied van reputatie onder omwonenden. De ‘license to operate’ van het Havenbedrijf Rotterdam waarderen omwonenden met 82,1 punten, het Nederlandse publiek met 82,2 punten.

Om onze goede reputatie te behouden en te versterken, blijven we inzetten op omgevingscommunicatie en profileren we de haven bij een breder publiek. Dit doen we bijvoorbeeld via Futureland en het verspreiden van de Havenkrant, die vier keer per jaar in een oplage van 527.000 verschijnt. De Havenkrant is in een vernieuwde omgeving ook via computer, tablet en mobiel goed te lezen. In 2018 trok de online editie van de Havenkrant ruim 4.000 bezoekers per maand. Op basis van de uitkomsten van onderzoek onder belangenpartijen gaan we na of het ingezette beleid effectief is en kunnen we waar nodig bijsturen.

Dialoog met leveranciers

Voor het sluiten van de triade inkoper-opdrachtgever-leverancier is het van essentieel belang om de dialoog met de leveranciers goed te voeren. In 2018 namen we grote stappen met de professionalisering van contract-leverancier beheer door personele versterking en softwarematige ondersteuning. Zo kunnen we onze structurele account-overleggen beter voorbereiden en vastleggen. Deze overleggen vinden met raamcontractanten en leveranciers met meerjarige contracten op structurele basis plaats en met andere partijen waar wij meer losse contracten mee hebben, op incidentele basis. De insteek van de gesprekken is om partnerschappen te bouwen en om aantrekkelijk opdrachtgeverschap te bewerkstelligen. Veiligheid en operational excellence had ook dit jaar prioriteit in de gesprekken. Ook dit jaar resulteerde deze dialoog in wederzijds begrip, waardevolle marktinformatie en goede suggesties voor aanpassingen over en weer.