Bericht van de Raad van Commissarissen

Op de grote groei in 2017 volgde een consolidatie van de resultaten in 2018 voor de grootste haven van Europa. Als Raad van Commissarissen van het Havenbedrijf Rotterdam vinden we het belangrijk om vanuit deze consolidatie naar de lange termijn te kijken. We constateren dat er in 2018 veel aandacht is besteed aan het verder bouwen aan een robuuste, toekomstbestendige haven. Naast het werken aan de concurrentiekracht van de haven, bevindt het Havenbedrijf Rotterdam zich volop in het proces van grote veranderingen in het haven- en industriecomplex, met veel aandacht voor digitalisering en de energietransitie. Als Raad van Commissarissen is het onze taak om de Algemene directie terzijde te staan en te adviseren in het belang van het Havenbedrijf Rotterdam. Veilig, efficiënt, innovatief, duurzaam en samen met partners, nationaal en internationaal, staan wat ons betreft centraal.

Veiligheid
Voor het Havenbedrijf Rotterdam is veiligheid een topprioriteit. Dit geldt voor de scheepvaart, maar onder andere ook voor omwonenden, werknemers in de haven, bedrijven en voor (recreatieve) gebruikers van het havengebied. Er is aandacht voor nautische veiligheid, transport- en milieuveiligheid, waterveiligheid en cybersecurity. Hoewel het Havenbedrijf Rotterdam voortdurend werkt aan optimalisatie van de veiligheid, blijkt uit het grote incident met de Bow Jubail dat incidenten niet altijd te voorkomen zijn. Op deze plek spreken we graag onze waardering uit voor iedereen die heeft geholpen de gevolgen van deze olieverontreiniging in de 3e Petroleumhaven zoveel mogelijk te beperken.

Efficiënt
In de Rotterdamse haven worden diverse modaliteiten gebruikt om goederen aan te voeren, over te slaan en naar andere bestemmingen te brengen. Het Havenbedrijf Rotterdam kijkt voortdurend naar mogelijkheden om dit zo efficiënt mogelijk in te richten. Digitalisering speelt daarin een rol. In 2018 brachten we een bezoek aan de nieuwe afdeling Digital Business Solutions (DBS). We maakten kennis met oplossingen waarbij een beter beheer en management van de haven en haveninfrastructuur voorop staan. We zagen ook dat er veel aandacht is voor het vergroten van de efficiëntie van logistieke processen. Met de applicaties die uit beide paden voortkomen, groeit de concurrentiekracht van Rotterdam en werkt het Havenbedrijf Rotterdam actief aan producten die (inter)nationaal hun weg naar de markt vinden. Deze ontwikkelingen juichen wij toe. In 2018 was de lancering van Pronto een prachtige mijlpaal. Met dit product wil het Havenbedrijf Rotterdam een belangrijke efficiëntieverbetering doorvoeren voor de circa 30.000 zeeschepen die de Rotterdamse haven jaarlijks aandoen.

Energietransitie
We zijn ons ervan bewust dat de energietransitie van grote invloed kan zijn op de in de haven aanwezige bedrijven en dat het Havenbedrijf Rotterdam een belangrijke rol speelt in het faciliteren van de transitie die bestaande bedrijven doormaken. Uiteindelijk is het gezamenlijke doel het borgen van een goed toekomstperspectief in Rotterdam. Het rapport ‘In drie stappen naar een duurzaam industriecluster Rotterdam-Moerdijk’ (als onderdeel van het concept Klimaatakkoord) schetst een helder beeld van hoe deze regio de komende jaren kan bijdragen aan het halen van belangrijke klimaatdoelstellingen. Het Havenbedrijf Rotterdam speelde een belangrijke rol bij de totstandkoming van dit rapport. Als Raad van Commissarissen spraken we in 2018 diverse malen met de Algemene directie over de voortgang op dit belangrijke dossier. We constateren dat diverse grote projecten binnen de energietransitie dichter bij investeringsbeslissingen zijn gekomen.

Internationaal
Op internationaal gebied springt het verwerven van een belang in de haven van Pecém (Brazilië) in het oog. Deze haven heeft groeipotentie en kan door haar strategische ligging uitgroeien tot logistiek en industrieel knooppunt van Noordoost-Brazilië. De Braziliaanse autoriteiten verwachten dat de werkgelegenheid zal toenemen onder impuls van de samenwerking met het Havenbedrijf Rotterdam. Internationaal zijn we ook blij met het World Ports Climate Action Program. In dit programma worden krachten gebundeld vanuit Antwerpen, Hamburg, Barcelona, Los Angeles, Long Beach, Vancouver en Rotterdam, om projecten te ontwikkelen die de klimaatverandering door scheepvaart aanpakken. Natuurlijk was er in 2018 volop aandacht voor de Brexit. Wij zijn ons ervan bewust dat de Brexit van grote invloed kan zijn op de in het haven- en industriecomplex aanwezige bedrijven en dat het Havenbedrijf Rotterdam een belangrijke rol speelt in het stimuleren van het treffen van de noodzakelijke voorbereidingen.

Waardering
Naast de bespreking van de algemene ontwikkelingen die het Havenbedrijf Rotterdam aangaan, het jaarplan 2019 en het goedkeuren van materiële besluiten van de Algemene directie, bespreekt de Raad van Commissarissen jaarlijks de strategie van de onderneming in een strategische sessie en brengt de Raad van Commissarissen bezoeken aan bedrijven. In september 2018 spraken we met de Ondernemingsraad over de uitdagingen waar het Havenbedrijf Rotterdam voor staat in het kader van de energietransitie, digitalisering, de internationale strategie en personeelsontwikkelingen. Wij waarderen de constructieve sfeer waarin dit gesprek plaatsvond. Dezelfde waardering spreken we op deze plek graag uit voor de waardevolle dialoog met alle betrokken stakeholders en aandeelhouders. En niet in de laatste plaats bedanken wij de Algemene directie en medewerkers voor hun grote inzet en betrokkenheid.

Opvolging CFO
Paul Smits zal in 2019 het Havenbedrijf Rotterdam verlaten. Paul heeft zich acht jaar ten volle ingezet voor het Havenbedrijf Rotterdam. De Raad van Commissarissen heeft grote waardering voor de wijze waarop Paul dit heeft gedaan. Naast zijn functie als CFO met belangrijke dossiers, zoals de fiscale openingsbalans, werkte hij met veel passie aan innovatie en digitalisering. Het vertrek van Paul maakt dat de Raad van Commissarissen in 2018 uitvoerig heeft stilgestaan bij zijn opvolging.

Samenstelling Raad van Commissarissen en commissies en vergaderingen
Miriam Maes bekleedt sinds 1 januari 2018 het voorzitterschap van de Raad van Commissarissen van het Havenbedrijf Rotterdam. In 2018 vonden er twee mutaties plaats binnen de Raad van Commissarissen. Ruud Sondag nam per 1 juni 2018 afscheid van de Raad van Commissarissen. Op voordracht van de Raad van Commissarissen is Wouter van Benten per 1 september 2018 door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders benoemd als lid van de Raad van Commissarissen voor een periode van vier jaar. De Raad van Commissarissen heeft een vacature uitstaan die naar verwachting in de eerste helft van 2019 zal worden ingevuld. Nelleke van den Bos is corporate secretary van het Havenbedrijf Rotterdam en in die hoedanigheid ook secretaris van de Raad van Commissarissen.

De Raad van Commissarissen kwam in 2018 zes keer bijeen, waarvan twee bijeenkomsten korte vergaderingen waren in het kader van de (half)jaarcijfers en één bijeenkomst was een strategische sessie. De Raad van Commissarissen was steeds voltallig aanwezig. Ingrid Thijssen is om elke suggestie van ‘conflict of interest’ bij het Warmtenet-project te voorkomen, steeds niet bij de behandeling van dit agendapunt aanwezig geweest. Zij heeft zich onthouden van besluitvorming en zij heeft hierover geen stukken ontvangen.

Belangrijke onderwerpen die besproken werden in de Raad van Commissarissen zijn:

  • Jaarcijfers en jaarverslag
  • Internationale strategie en internationale activiteiten van het Havenbedrijf Rotterdam, waaronder in Brazilië (Porto Central en Pecém)
  • Energietransitie, waaronder: Project Warmtenet, Porthos en Waste-to-Chemicals
  • Investeringsbeslissingen inzake Container Exchange Route, Stargate (voorheen Gunvor), Breakbulk Carrousel, TP Loods Zuid en Agrofood cluster
  • Langetermijnanalyse van het Rotterdamse cluster
  • Financieringsstrategie en lange termijn financieringsinstrumenten
  • Financieel vijfjarenplan
  • Implementatie Nederlandse Corporate Governance Code
  • Vennootschapsbelasting en fiscale openingsbalans
  • Reputatieonderzoek
  • Aanpak en implicaties Brexit
  • Veiligheid en cybersecurity
  • Olieverontreiniging Bow Jubail
  • Jaarplan 2019

Remuneratiecommissie
De Remuneratiecommissie voert haar taken uit volgens het reglement van de Remuneratiecommissie, vastgesteld door de Raad van Commissarissen. De Remuneratiecommissie bereidt besluitvorming van de Raad van Commissarissen voor, onder meer ten aanzien van benoemingen van leden van de Algemene directie en de Raad van Commissarissen en het beloningsbeleid en implementatie daarvan.

De Remuneratiecommissie bestond in 2018 uit:

  • Ruud Sondag (voorzitter tot 31-05-2018)
  • Ingrid Thijssen (voorzitter vanaf 01-09-2018)
  • Miriam Maes

Gedurende 2018 kwam de Remuneratiecommissie vier keer bijeen, waarbij de leden de vergaderingen steeds bijwoonden. Daarnaast voerden de commissieleden buiten de vergaderingen om regelmatig overleg. Bijvoorbeeld in het kader van openstaande vacatures in de Raad van Commissarissen en de vacature in de Algemene directie per 1 juni 2019.

Belangrijke onderwerpen die werden besproken in de Remuneratiecommissie waren: het remuneratierapport, definitie en realisatie van de doelstellingen van de Algemene directie over 2018, het beloningsbeleid van de Algemene directie, invulling van de vacature in de Raad van Commissarissen, invulling van de vacature in de Algemene directie per 1 juni 2019 en Succession Planning.

De functioneringsgesprekken met de leden van de Algemene directie over 2018 worden begin 2019 gevoerd en vastgelegd door de leden van de Remuneratiecommissie.

Auditcommissie
De Auditcommissie bereidt de besluitvorming van de Raad van Commissarissen voor over het toezicht op de integriteit en kwaliteit van de financiële verslaggeving van de vennootschap en op de effectiviteit van de interne risicobeheersings- en controlesystemen van de vennootschap.

De Auditcommissie bestond in 2018 uit:

  • Robert Frohn (voorzitter)
  • Ingrid Thijssen
  • Ruud Sondag (tot 01-06-2018)
  • Wouter van Benten (vanaf 01-09-2018)

Gedurende 2018 kwam de Auditcommissie vier keer bijeen, waarbij de leden steeds de vergaderingen bijwoonden. Daarnaast voerden de leden van de Auditcommissie buiten de vergaderingen om regelmatig overleg.

Belangrijke onderwerpen die werden besproken in de Auditcommissie waren: het Jaarverslag 2017, het Accountantsverslag, de voortgangsrapportage internal auditplan en internal audit charter, de vennootschapsbelasting en de totstandkoming van de fiscale openingsbalans, de financieringsstrategie en lange termijn financieringsinstrumenten, het financieel vijfjarenplan en de kostenontwikkeling, het auditplan, de quarterly review en de Managementletter van de accountant.

Bespreken eigen functioneren
De Raad van Commissarissen heeft haar functioneren over 2018 geevalueerd begin 2019. De Raad van Commissarissen is nog vrij kort actief in de huidige samenstelling. Desondanks wordt ervaren dat de Raad als een team funcioneert. De Raad van Commissarissen kijkt uit naar invulling van de nog resterende vacature. Een samenstelling van 5 commissarissen worden gezien als optimaal, waarmee ook de benodigde kennis en ervaring in brede zin kan worden gedekt. De dialoog in de Raad van Commissarissen wordt open ervaren, evenals de dialoog met de Algemene directie. Aandacht is er ook het komende jaar voor de strategie van de onderneming; het proces van tot standkoming en de executie daarvan.

Woord van dank
Een bijzonder woord van dank hebben wij voor de vertrekkende commissaris Ruud Sondag. De Raad van Commissarissen waardeert zijn zeer betrokken inzet voor het Havenbedrijf Rotterdam.

Rotterdam, 21 februari 2019

Raad van Commissarissen

Miriam Maes (voorzitter)
Ingrid Thijssen
Robert Frohn
Wouter van Benten